CONTRAT D’UN AN – Prise de poste au 1er Juin 2026

Sous l’autorité de la direction adjointe, le.la gestionnaire administrative et assistant.e de direction contribue de manière transversale à la mise en œuvre de la charte.

Gestionnaire administratif (ve) :

Il/elle assure l’accueil administratif et téléphonique du Parc ainsi que la gestion de l’ensemble des courriers entrants et sortants sous formats papier et électronique (assure le bon aiguillage des sollicitations et informations, suit via la GED les réponses aux sollicitations), assure la tenue à jour de l’annuaire du Parc. La fonction d’accueil administratif inclut l’accueil physique et l’orientation des élu.e.s et divers partenaires venant en rendez-vous à la maison du Parc à Sahune.

Cette fonction d’accueil pourra ponctuellement être élargie au grand public pendant les périodes de congés du / de la chargé.e d’accueil.

Il / elle assure la gestion des stocks de fournitures (suivi des stocks et renouvellement), des publications, des boissons… et apporte de manière générale son appui logistique aux évènements organisés par le Parc (réservation de salles, inscriptions préalables, suivi des présences…). Il/Elle gère le prêt de matériel aux partenaires du Parc (inscription au planning, gestion des conventions de prêt).

Il/elle coordonne les instances en appui à la direction adjointe du Syndicat mixte dans les différentes phases préparatoires, tenue le jour-même et suites de l’instance.

Il/Elle prend en charge l’archivage règlementaire du Syndicat mixte du Parc (registre des délibérations, des arrêtés etc).

Assistant.e de direction :

Il / elle appuie la direction dans ses différents besoins, et notamment :

• Gestion d’agenda, organisation de réunions ;
• Organisation des jurys de recrutement ;
• Préparation de fonds de dossiers ;
• Gestion logistique et administrative des déplacements de la direction (réservation véhicules, hébergements, états de frais…).

Il/ elle gère l’agenda de la Présidence, organise les rendez-vous demandés et assure la tenue à jour de l’agenda.

Connaissances et savoir-faire :

• Techniques d’accueil et de communication (expression et rédaction) ;
• Organisation de réunions (statutaires, institutionnelles ou techniques) ;
• Maitrise des outils bureautiques ;
• Règles de typographie (mise en page de documents) ;
• Règles protocolaires ;
• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Techniques de classement, d’archivage.

Savoir-être :

• Qualités relationnelles (amabilité, sociabilité, écoute) ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Discrétion, respect de la confidentialité ;
• Sens de l’organisation : anticipation, rigueur, rapidité ;
• Agilité et capacité d’adaptation.

=> Plus de détail dans l’offre d’emploi ci-jointe